Prozessoptimierung mit Features der Lernplattform learning architects



In dem heutigen Beitrag befassen wir uns mit einem Best-Practice-Beispiel eines unserer Kunden. Für das veränderte Compliance Training gab es die Anforderung, dass innerhalb des Kalenderjahres alle Mitarbeiter ein Compliance Training als eLearning Maßnahme absolvieren mussten und alle Mitarbeiter mit Personalverantwortung ein anderes, ausführlicheres Training. Beide Trainingsmaßnahmen sollten erstmalig rein online durchgeführt werden. Das Training muss zudem in einem jährlichen Turnus wiederholt werden. Die Führungskräfte waren dafür verantwortlich, dass ihre Mitarbeiter das Training auch absolvieren. Der Betriebsrat wurde frühzeitig eingebunden und war damit einverstanden, dass die Vorgesetzten den Trainingsstatus ihrer Mitarbeiter, also offen, begonnen, durchgefallen oder abgeschlossen einsehen konnten. Die Detailansichten, wieviele Versuche ein Mitarbeiter benötigt hat, mit welchem prozentualen Ergebnis er abgeschlossen hat oder wie lange er letztlich online war, bleiben nur dem Lerner selbst vorbehalten.


Reporting und Erinnerungen


Gehen wir die Beteiligten einmal der Reihe nach durch, vom Compliance Beauftragten, den Fachexperten und Trainern, die für die Inhaltserstellung zuständig waren, über die Manager bis hin zu den Teilnehmern ohne Führungsverantwortung und schauen uns die jeweiligen Reporting- und Erinnerungsbedürfnisse im Rahmen des Compliance Trainings näher an.

Compliance Manager


Der Compliance Manager sollte natürlich einen umfassenden Report über den Fortschritt der Complinace Trainings erhalten. Und dies nicht nur am Ende des Zeitraums, also des Kalenderjahres, sondern alle 2 Monate automatisch vom System. Zudem sollte er jederzeit on-demand den Report generieren können.

Manager


Die Mitarbeiter mit Führungsverantwortung, im Folgenden Manager genannt, nehmen zwei Rollen ein. Auf der einen Seite sind sie selbst „Lerner“, müssen also das Training absolvieren. Auf der anderen Seite sind sie für die Durchführung des Trainings ihrer Mitarbeiter verantwortlich. Die „Lerner“-Rolle werden wir weiter unten betrachten. Als Vorgesetzte sollten die Manager einblick in den Fortschritt ihrer Mitarbeiter erhalten. Dies bedeutet, dass sie auf der Lernplattform learning architects einen eigenen Bereich „Meine Mitarbeiter“ haben, in dem die Lernfortschritte ausgegeben und visualisiert werden. Den Managern wird dabei nur der jeweilige Lernstatus (Offen, begonnen, abgeschlossen) angezeigt, nicht jedoch das Ergebnis oder wieviele Versuche ein Mitarbeiter benötigt hat. Zudem ist der Manager in den Erinnerungsprozess per Mail eingebunden, den wir bei der Betrachtung des Lerners detailliert beschreiben.

Fachexperten und Trainer


Die für die Inhaltserstellung und -vermittlung fachlich verantwortlichen Personen, also die Fachexperten und Trainer, bekommen nach dem ersten Quartal eine kumulierte Auswertung. Diese unterstützt die Teilnehmer bei der Optimierung der Inhalte, da sie aggregierte Ergebnisse über alle Teilnehmer hinweg erhalten. Diese lassen keinen Rückschluss auf die Ergebnisse einzelner Teilnehmer zu, geben jedoch einen Hinweis darauf, ob bestimmte Themenbereiche des Compliance Trainings schwieriger zu verstehen waren als andere. Auf der anderen Seite geben Ergebnisse wie „96% aller Teilnehmer haben die Frage im ersten Versuch richtig beantwortet“ einen Hinweis darauf, dass die Frage zu einfach sein könnte und ggf. überflüssig ist. 
Diese aggregierte und anonymisierte Auswertung kann auch auf einzelne Regionen angewendet werden und so auch Rückschlüsse auf lokale Gegebenheiten geben.

Lerner


Die Lerner bilden die größte Nutzergruppe. Sie werden durch einige komfortable Funktionen seitens der Lernplattform unterstützt. Ein wesentlicher Bestandteil ist der Erinnerungsprozess, den wir uns hier einmal genauer ansehen. Die Lernplattform wurde seitens der Administratoren so konfiguriert, dass sie automatisch eine Erinnerungsmail an alle Teilnehmer versendet, die das Compliance Training am 30.09 noch nicht absolviert haben. Am 31.10 wird die zweite Erinnerungsmail versendet, bei der dritten Erinnerungsmail am 15.11 ist der Vorgesetzte in Kopie. Am 30.11 folgt die vierte Mail und am 15.12 die fünfte und letzte. Ab der dritten Erinnerungsmail ist der Vorgesetzte in Kopie, die fünfte und letzte Erinnerungsmail erhält auch der Vorgesetzte vom Vorgesetzten sowie der Compliance Beauftragte.
Die Vorgesetzten der Lerner sind durch dieses Eskalationsmuster, das im Vorfeld allen Beteiligten klar kommuniziert wurde, sehr motiviert für eine zeitnahe und fristgerechte Absolvierung der Trainings zu sorgen. 
Zudem hat der Lerner in seiner persönlichen Lernhistorie Zugang zu allen seinen Daten, die über die Compliance Maßnahme gespeichert werden.

Fazit


Durch die Verwendung der Lernplattform learning architects wurde der gesamte Compliance Trainings Prozess stringent und trnsparent organisiert. Dadurch konnte besonders der administrative Aufwand deutlich reduziert werden. Die Zufriedenheit der Teilnehmer, Vorgesetzten und Trainer war sehr hoch, was sicherlich auch an der Qualität der Inhalte gelegen hat.
Die jederzeitige Einsichtsmöglichkeit für die Compliance Beauftragten und die Möglichkeit, jederzeit ein aussagekräftiges Reporting zu erhalten, hat die Akzeptanz des neuen Ansatzes gefördert. Gerne beraten wir Sie, wie Sie ein solches Szenario auch für Ihre Compliance, Geldwäschegesetz, Corporate Governance oder ähnlichen Schulungen einsetzen können.

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