Bildungsprozesse optimieren – Targeting auf der Lernplattform learning architects

Ein Szenario, welches Sie sicherlich alle kennen:

Ein neuer Vertriebsmitarbeiter mit Personalverantwortung tritt seinen Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen an. Bis es zur Unterschrift des Arbeitsvertrags kam, waren bereits verschiedene Abteilungen in den Auswahlprozess involviert. Die zugrundeliegenden Bewerbungs- und Auswahlprozesse sind weitgehend standardisiert und automatisiert. Eventuell hat der neue Kollege auch ein Online-Auswahlverfahren durchlaufen. Der Mitarbeiter findet einen eingerichteten Arbeitsplatz und seine Zugangsdaten zum Intranet und anderen Systemen vor. Bietet Ihr Unternehmen dem Neuankömmling auch den individuellen und zielgruppenspezifischen Weiterbildungsplan an diesem ersten Tag an?

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie innovative Unternehmen ihren (neuen) Mitarbeitern die passenden Trainings und Qualifizierungen anbieten, ohne einen administrativen Aufwand dafür zu haben.

Automatisch Gruppen bilden – Bildungsprozesse optimieren mit der Lernplattform learning architects

Bei unserem Best-Practice-Beispiel ist das interne Mitarbeiterstammdatensystem mittels einer Echtzeit-Schnittstelle mit der Lernplattform learning architects verbunden. Diese Schnittstelle übermittelt folgende Daten an die Lernplattform:


Übersicht der ausgetauschten Daten


  • Personalnummer

  • Geschlecht und Geburtstag

  • Vor- und Nachname

  • Mailadresse

  • Organisationseinheit und Vorgesetzter
  • Rolle und Funktion


Die zu übermittelnden Daten wurden mit dem Betriebsrat abgestimmt. Die Schnittstelle wurde desweiteren so konfiguriert, dass pro Land unseres Kunden weitere oder weniger Daten übermittelt werden können, je nach den entsprechenden nationalen Betriebsvereinbarungen. Auf diese Art werden die jeweiligen Datenschutzbestimmungen berücksichtigt, die nationalen Betriebsräte eingebunden und die Wünsche der HR-Abteilung nach aussagekräftigen Reports erfüllt.

Aufgrund der Rolle, Funktion und Organisationseinheit des Teilnehmers erfolgen nun nach definierten Regeln automatische Einschreibungen. In unserem konkreten Beispiel – ein neuer Mitarbeiter, der umgehend Personalverantwortung übernehmen soll, nimmt in der Vertriebsabteilung seine Arbeit auf – erhält der Mitarbeiter folgende Einschreibungen:

  • Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (verpflichtend innerhalb von 6 Monaten)- wie alle Mitarbeiter muss er diese Schulung durchlaufen

  • Einführung in das CRM-System (verpflichtend innerhalb von 3 Monaten) – Diese Zuweisung erhält der Mitarbeiter, da er der Organisationseinheit „Sales“ angehört

  • Umgang mit MS Office (optional) – Auch diese Einschreibung beruht auf der Zugehörigkeit zur Sales-Organisation
  • Einstufungstest Business Englisch (verpflichtend) – Auf Basis des Einstufungstest wird ein individueller Blended Learning Plan generiert
  • Mitarbeiterführung bei der XY AG (verpflichtend innerhalb von 4 Wochen) – Dieses Training muss der Mitarbeiter durchlaufen, da er selbst Personalverantwortung übernimmt
  • Compliance Richtlinien der XY AG (verpflichtend innerhalb von 24 Wochen mit automatischer Benachrichtigung des Compliance-Beauftragten) – Dieses Training muss jeder Mitarbeiter durchlaufen

Der neue Mitarbeiter bekommt einen Eindruck höchster Professionalität von seinem neuen Arbeitgeber. Ermöglicht wird dies durch die Targeting Funktion der Auto-Gruppen auf der Lernplattform learning architects. Wie ist dies konkret abgelaufen, wie konnte das Unternehmen seine Bildungsprozesse optimieren?

Die Bildungsverantwortlichen im Vertrieb können ihren Bereich auf der Lernplattform in Eigenregie verwalten. Sie haben eine Auto-Gruppe „CRM-Training“ gebildet, die alle Mitarbeiter umfasst, die mit dem CRM arbeiten müssen. Dies betrifft in diesem Beispiel alle Mitarbeiter aus der Business Unit „Sales“, in die der neue Mitarbeiter aus unserem Fallbeispiel ebenfalls eingeordnet war.

Die Einschreibung bzgl. der Mitarbeiterführung beruht auf einer anderen Auto-Gruppe. Die Zentrale HR-Abteilung hat eine Führungsphilosophie entwickelt, die global für alle Führungskräfte Gültigkeit hat. Aus diesem Grund wurde eine Auto-Gruppe „Führungskräfte Global“ erstellt, in die alle Mitarbeiter automatisch einsortiert werden, die eine Personalverantwortung haben.

Auch bei den auf Auto-Gruppen basierenden Einschreibungen kann unterschieden werden, ob es sich um eine verpflichtende Einschreibung, ggf. mit Fälligkeitsdatum oder sogar wiederkehrend, oder eine optionale Einschreibung handeln soll.

Das Beste zum Schluß – Die Früchte der Automatisierung

Nach der Anlage dieser Auto-Gruppen können die Verantwortlichen sich zurücklehnen und anderen Aufgaben zuwenden. Ab jetzt wird das System die Mitarbeiter in Echtzeit zu Auto-Gruppen hinzufügen, wenn sie ein Kriterium für eine Auto-Gruppe erfüllen. Beispiel: Ein Mitarbeiter wechselt seinen Arbeitsplatz vom Bereich „Service“ in den Bereich „Sales“. Diese organisatorische Änderung wird in dem internen HR-System vorgenommen und dann über eine Schnittstelle zur Lernplattform übertragen. Die Lernplattform prüft nun die Änderung und nimmt eine Zuweisung zur Auto-Gruppe „Vertrieb“ vor und entfernt den Mitarbeiter ggf. aus anderen Auto-Gruppen und aktualisiert die Einschreibungen.

Natürlich können zu diesen Ereignissen auch automatisch Mails an den Teilnehmer, dessen Vorgesetzten, die HR oder andere verschickt werden, um über die Einschreibung zu informieren. Bildungsprozesse optimieren leicht gemacht – die Targeting Funktion auf der Lernplattform learning architects unterstützen Sie dabei.

 

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